Datenschutzerklärung für virtuelle Mitgliederversammlungen

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um eine virtuelle Mitgliederversammlung (nachfolgend auch „Online-Meeting“) abzuhalten. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung der virtuellen Mitgliederversammlung steht, ist der Schwimmbadverein Kuppelsteinbad e.V.

Datenverarbeitung

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang hängt davon ab, welche Angaben zu Daten die Nutzer*innen vor bzw. während der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“, die Einmalanmeldung, nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
  • Text-, Audio- und Videodaten: Teilnehmende haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die dort gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Nutzer*innen können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
  • Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Teilnehmende die Angaben zu ihrem Namen und Ihrer Adresse machen, da nur so geprüft werden kann, ob es sich um stimmberechtigte Vereinsmitglieder handelt.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um die Mitgliederversammlung durchzuführen.

Eine Aufzeichnung der Mitgliederversammlung ist nicht vorgesehen.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung des „Online-Meetings“ ist Art.6 Abs. 1 lit.b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an dem „Online-Meeting“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Zu beachten ist, dass der Anbieter von „ Zoom“ notwendigerweise Kenntnis von o.g. Daten erhält, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsdatenverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Weitere Details können Sie direkt auf der Seite des Anbieter nachlesen:

www.zoom.us/de-de/privacy.html

Die Datenschutzerklärug des Schwimmbadverein Kuppelsteinbad e.V. findest Du hier: