Datenschutzerklärung für virtuelle Mitgliederversammlungen

Stand: 10.10.2021

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um eine virtuelle Mitgliederversammlung (nachfolgend auch „Online-Meeting“) abzuhalten. „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation.

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung der virtuellen Mitgliederversammlung steht, ist der Schwimmbadverein Kuppelsteinbad e.V.

Datenverarbeitung

Bei der Nutzung von „MS Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang hängt davon ab, welche Angaben zu Daten die Nutzer*innen vor bzw. während der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“, die Einmalanmeldung, nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
  • Text-, Audio- und Videodaten: Teilnehmende haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die dort gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Nutzer*innen können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
  • Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Teilnehmende die Angaben zu ihrem Namen und Ihrer Adresse machen, da nur so geprüft werden kann, ob es sich um stimmberechtigte Vereinsmitglieder handelt.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „MS Teams“, um die Mitgliederversammlung durchzuführen.

Eine Aufzeichnung der Mitgliederversammlung ist nicht vorgesehen.

Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung des „Online-Meetings“ ist Art.6 Abs. 1 lit.b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an dem „Online-Meeting“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Zu beachten ist, dass der Anbieter von „ Zoom“ notwendigerweise Kenntnis von o.g. Daten erhält, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsdatenverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.

Weitere Details können Sie direkt auf der Seite des Anbieter nachlesen:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Die Datenschutzerklärung des Schwimmbadverein Kuppelsteinbad e.V. findest Du hier: https://kuppelsteinbad.de/datenschutz/